Firmaürituse koht Eestis: restoran või väljas?
Firmaürituse edu sõltub suuresti õigest kohavalikust. Kas korraldada üritus restoranis, konverentsisaalis või hoopis väljas? Iga variant sobib erinevatele vajadustele ja eelarvetele. Vaatame, kuidas valida parim koht sinu ettevõtte üritusele.
Milline koht sobib firmaüritusele?
Enne koha otsimist mõtle läbi kolm põhiküsimust: mitu inimest osaleb, milline on ürituse formaat ja kui suur on eelarve.
Osalejate arv määrab ruumi suuruse. Väikesele 10–15 inimese meeskonnale sobib hubane restoran, suuremale – 50+ inimese üritusele – vajad konverentsisaali või suurt peoruumi. Arvesta, et külalistel oleks piisavalt ruumi liikumiseks – ära vali liiga kitsast kohta.
Ürituse formaat mõjutab samuti kohavalikut. Ärilõuna jaoks sobib vaikne keskkond ja hea akustika, jõulupidu võib olla vabamas õhkkonnas. Kui plaanis on esitlused, vajad projektorit ja heli. Meeskonna kokkutulekuks sobib ka väljas grillimine.
Eelarve seab piirid. Restoranid on tavaliselt kallimad kui konverentsisaalid, välisüritused võivad olla soodsamad, kuid sõltuvad ilmast. Arvesta ka lisateenuste kuludega – toitlustus, tehnika rent, transport.
Restoran vs konverentsisaal vs väljas
Igal valikul on oma eelised ja puudused. Vaatame neid lähemalt.
Restoran on mugav valik, sest pakub valmis teenindust ja head toitu. Tallinna restoranides on sageli eraldi saalid, mis sobivad hästi äriüritustele. Plussid: professionaalne teenindus, kvaliteetne toit, mugav asukoht. Miinused: kõrgem hind, vähem paindlikkust menüü ja kujunduse osas.
Konverentsisaal on mõeldud just äriüritustele. Seal on olemas vajalik tehnika, hea akustika ja neutraalne keskkond. Plussid: ärifookus, tehniline varustus, mõistlik hind. Miinused: vähem hubane atmosfäär, toitlustus tuleb eraldi tellida.
Välisüritus sobib suveks ja lõõgastunud meeleolus kokkutulekuteks. Paadireisid või Pärnu rannaäärsed kohad pakuvad erilisi elamusi. Plussid: unikaalne kogemus, looduslik keskkond, sageli soodsam. Miinused: ilmast sõltuv, rohkem organiseerimist, piiratud tehnika.
Mahutavus ja tehnika
Õige ruumi suurus on väga oluline. Liiga väike ruum tekitab kitsastunnet, liiga suur jätab tühja mulje. Arvesta 1,5–2 ruutmeetrit inimese kohta istumiseks, 3–4 ruutmeetrit seisva vastuvõtu korral.
Heli ja valgus mõjutavad ürituse õnnestumist. Kontrolli, kas saalis on mikrofon, võimendus ja projektor. Kui plaanis on muusika või esitlused, küsi tehnika kohta ette. Paljud Tallinna restoranid erisaalidega pakuvad täislahendust.
Parkimine on Tallinnas ja teistes linnades sageli probleem. Küsi koha juurest parkimiskohtade või lähimate tasuliste parkimismajade kohta. Kui kasutad bussi, arvesta ka peatuskoha võimalusega.
Kontrolli kindlasti ka internetiühendust, konditsioneeri ja ligipääsetavust. Kui osaleb liikumisraskustega inimesi, veendu, et koht on neile sobiv.
Eelarve ja broneerimine
Koha rent on ainult osa kulust. Lisa juurde toitlustus, joogid, teenindus, tehnika rent ja võimalikud lisateenused. Paljud kohad nõuavad miinimumtarbimist või pakuvad ainult täispakette.
Peidetud kulud võivad üllatada. Küsi ette kõigi lisateenuste hinnad: garderoob, koristus, turvateenused, pikem kasutusaeg. Mõned kohad võtavad tasu ka tehnika kasutamise eest.
Broneerimise aeg sõltub hooajast ja koha populaarsusest. Detsembris ja jaanuaris on head kohad kiiresti kinni. Suvel on valik suurem, eriti välisürituste jaoks. Broneeri vähemalt 2–3 kuud ette.
Loe leping hoolikalt läbi. Uuri, mis saab, kui üritus tuleb tühistada või osalejate arv muutub. Vaata üle tühistamise tingimused ja võimalikud tasud.
Kuidas võrrelda kohti Minupidu.ee-s
Minupidu.ee-st leiad restorane ja banketisaale üle Eesti. Iga koha juures on kirjas mahutavus, teenused ja kontaktid. Saad otse pakkumist küsida ja hindu võrrelda.
Vaata ka firmaürituse teenuste juhendit, et teada, milliseid lisateenuseid võiksid vaja minna. Firmaürituse korraldamise juhend aitab planeerida kogu üritust samm-sammult.
Enne lõplikku otsust külasta kohta isiklikult. Pildid võivad eksitada ja ainult kohapeal saad õige mulje. Küsi ka eelmiste klientide arvamusi ning vaata fotosid varasematest üritustest.
Soovitan võrrelda vähemalt kolme-nelja kohta enne otsustamist. Küsi kõigilt sama info: täpne hind, mis on hinnas sees, millised on lisateenused ja nende hinnad. Nii saad teha õige valiku oma ettevõtte ürituseks.
Kui palju maksab firmaürituse koht?
Hinnad sõltuvad kohast, ajast ja teenustest. Konverentsisaal maksab 200–500 eurot päevas, restorani eriruum 50–150 eurot tunnis pluss toit ja joogid. Välisüritused on sageli soodsamad, kuid nõuavad rohkem lisateenuseid. Tavaliselt kulub 30–50% kogu eelarvest koha ja toitlustuse peale.
Restoran või eraldi saal?
Restoran sobib, kui tahad kvaliteetset toitu ja teenindust ilma lisapingutusteta. Eraldi saal annab rohkem vabadust menüü, kujunduse ja ajakava osas. Väikesele üritusele (kuni 20 inimest) sobib restoran, suuremale tasub kaaluda eraldi saali.
Kas vaja toitlustust?
Restoranid pakuvad tavaliselt oma toitu, konverentsisaalides tuleb toitlustus eraldi tellida. Välisüritustel võid kasutada grilli või tellida toitlustusteenuse. Arvesta, et toitlustus maksab 15–35 eurot inimese kohta, sõltuvalt menüüst ja teeninduse tasemest.
Kui kaua ette broneerida?
Populaarsed kohad täituvad kiiresti, eriti jõulude ja aastavahetuse ajal. Broneeri vähemalt 2–3 kuud ette. Suveks ja välisüritusteks võib piisata ka kuust, kuid paremad kohad võetakse ikka varem kinni. Viimase hetke broneerimisel on valik väiksem ja hinnad kõrgemad.
Väljas või siseruumis talvel?
Talvel on välisüritused keerulised – külm ilm, lumi ja pimedus piiravad võimalusi. Kui tahad siiski väljas olla, vali koht, kus on soojendus (telk, kamin) ja varjualune. Talvised välitegevused nagu suusatamine või uisutamine võivad olla põnevad, kuid vajavad head ettevalmistust ja sobivat riietust.
